Pengenalan kepada Pengurusan - Penggal 3

Fungsi Pengurusan

Maksud dan Kepentingan Pengurusan

·         Pengurusan    merujuk    pada    fungsi,    proses,    dan    aktiviti    merancang, mengorganisasi, memimpin, dan mengawal usaha semua ahli organisasi dan menggunakan sumber organisasi untuk mencapai objektif organisasi yang telah ditetapkan dengan cekap dan berkesan.

·         Aktiviti merancang, mengorganisasi, memimpin, dan mengawal dilakukan oleh pengurus.

·         Pengurus mempunyai tugas untuk menyelaras, menggembeling, dan mengawal kerja orang bawahannya untuk mencapai matlamat organisasi.

·         Pengurusan  penting  untuk  membantu  organisasi  mencapai  matlamat  yang
ditetapkan melalui perancangan, pengagihan, dan penyelarasan sumber dalam
organisasi secara berkesan dan cekap.

 Empat fungsi pengurusan.

Fungsi Pengurusan	Definisi
Perancangan	Satu proses yang melibatkan pengurus menentukan matlamat yang ingin dicapai dan   menentukan tindakan yang paling sesuai untuk diambil di semua peringkat organisasi untuk mencapai matlamat organisasi.
Pengorganisasian	Satu proses yang melibatkan pengurus menyusun dan mengagihkan sumber-sumber organisasi untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan agar matlamat organisasi tercapai.
Kepimpinan	Satu proses yang melibatkan pengurus cuba mempengaruhi gelagat pekerja agar mereka dapat melaksanakan tugas yang diberikan dengan cekap dan berkesan untuk mencapai matlamat organisasi.
Pengawalan	Satu proses yang melibatkan pengurus memantau prestasi kerja semasa dan mengambil tindakan untuk memastikan hasil akhir kerja tercapai seperti yang dijangkakan.

    Sepuluh Peranan Pengurus

Kategori Pengurus	Peranan	Aktiviti
Bermaklumat	Pengawas	Mencari dan mendapat maklumat, mengimbas kertas kerja dan laporan, serta mengekalkan jaringan peribadi
	Penyampai maklumat	Menyampaikan maklumat kepada orang lain, memberi memo, dan membuat panggilan telefon
	Jurucakap	Mewakilijabatan/bahagian dalam memberikan ucapan atau laporan kepada orang luar
Antara perorangan	Lambang/ simbol	Melakukan upacara simbolik dan sosia! serta menyambut tetamu
	Pemimpin	Mengarah dan memotivasi, melatih, dan membimbing serta menasihati pekerja
	Penghubung	Mengekalkan hubungan dan berinteraksi dengan orang lain sama ada di dalam atau di (uar organisasi untuk mengumpulkan maklumat
Pembuatan keputusan	Usahawan	Memulakan projek baharu, mengesan peluang-peluang perniagaan, mengenal pasti bidang perniagaan yang boleh dibangunkan
	Penyelesai gangguan/ masalah	Mengambil tindakan pembetulan semasa krisis, menyelesaikan konfliksesama pekerja, serta menyesuaikan diri dengan perubahan luaran
	Pengagih sumber	Memutuskan siapa mendapat sumber, jadual tugas, bajet, menentukan apa yang lebih penting
	Perunding	Mewakilijabatan semasa berunding dengan kesatuan sekerja, pembekal, dan mempertahankan kepentingan organisasi

Perancangan

Jenis Perancangan

A   Maksud Perancangan

·         Perancangan merujuk pada proses menentukan matlamat dan memutuskan

        tindakan yang paling sesuai yang perlu diambil untuk mencapai matlamat tersebut.

·         Secara khusus, perancangan adalah satu proses formal yang melibatkan aktiviti-
aktiviti yang berikut:

(a)         Menetapkan misi dan matlamat organisasi yang menyeluruh bagi jangka masa
panjang dan pendek

(b)   Membentuk matlamat cawangan, jabatan, dan individu berdasarkan matlamat
organisasi

(c)   Memilih strategi dan taktik untuk mencapai matlamat

(d)        Mengagihkan sumber (manusia, kewangan, peralatan, dan kemudahan) untuk
mencapai matlamat, strategi, dan taktik organisasi.

·         Secara ringkas, apabila pengurus merancang sesuatu, dia perlu tahu apa yang ingin
dicapai dan bagaimana untuk mencapainya dengan cekap dan berkesan pada masa
tertentu.

B  Kepentingan Perancangan

1   Menyediakan hala tuju

(a)   Perancangan yang disediakan akan menjadi panduan kepada pengurus tentang
tugas-tugas yang perlu dilakukan dalam organisasi dan matlamat yang dikejar
oleh pengurus.

(b)   Perancangan memberikan hala tuju yang jelas kepada pengurus untuk
bertindak dan bagaimana untuk bertindak.

(c)   Ini termasuklah penentuan bila, bagaimana, dan siapa yang melakukan sesuatu
tugas.

2   Sebagai panduan untuk membuat keputusan

(a)   Perancangan membolehkan pengurus mengurangkan risiko silap membuat
keputusan.

(b)   Perancangan membolehkan pengurus membuat keputusan yang tepat dan
menguntungkan serta tiada pertindihan tindakan yang berlaku.

(c)   Selain itu, perancangan juga dapat mengelakkan sebarang penyimpangan
tindakan berlaku.

3   Mengukur prestasi organisasi

(a)   Matlamat yang telah ditetapkan boleh dijadikan sebagai kayu pengukur untuk
menilai prestasi organisasi dari semasa ke semasa.

(b)   Matlamat yang ditetapkan dapat diukur secara kuantitatif dan kualitatif untuk
dijadikan standard dalam melakukan perbandingan dengan prestasi sebenar.

4   Membolehkan kawalan dilakukan

(a)   Melalui perancangan, pengurus dapat melihat perbezaan antara apa yang
dirancang dengan apa yang dicapai.

(b)   Langkah-langkah   pembetulan   dapat   diambil   terhadap   kesilapan   dan
penyelewengan yang berlaku.

5   Menyelaras dan memperuntukkan sumber

(a)    Dengan adanya perancangan, keperluan sumber-sumber untuk melaksanakan
tugas-tugas dapat dirancang dan diagihkan kepada jabatan-jabatan.

(b)   Jika sumber tidak mencukupi dari segi kualiti dan kuantiti, tindakan untuk
memperolehnya dapat diselesaikan, supaya agihan sumber dapat dilakukan
secara sempurna.

C   Jenis Perancangan

1.    Perancangan dapat dibuat mengikut jangka masa, kegunaan, dan peringkat
perancangan.

2.   Jenis perancangan mengikut jangka masa:

(a)         Rancangan jangka panjang atau rancangan strategik biasanya meliputi
tempoh lima hingga sepuluh tahun. Rancangan ini biasanya dibangunkan dan
ditentukan oleh pengurusan atasan.

(b)        Rancangan taktikal dibentuk oleh pengurus pertengahan. Rancangan ini
biasanya menjangkau tempoh antara satu hingga lima tahun. Rancangan
taktikal   biasanya   menjelaskan   bagaimana   rancangan   strategik   dapat
dilaksanakan di tahap jabatan.

3   Jenis perancangan mengikut kegunaan:

(a)        Rancangan yang digunakan untuk berulang-ulang kali dalam organisasi
dikenali sebagai rancangan tersedia. Rancangan tersedia merupakan garis
panduan yang dibangunkan untuk menangani situasi yang sering berlaku
dalam organisasi seperti masalah disiplin pekerja. Rancangan seperti iniberbentuk dasar, tatacara, dan peraturan.

(b)        Rancangan kegunaan tunggal ialah rancangan yang digunakan sekali sahajauntuk memenuhi keperluan tertentu atau untuk mencapai matlamat khususdalam satu tempoh waktu yang telah ditetapkan. Contoh rancangan ini ialahbelanjawan.

4  Jenis perancangan mengikut peringkat:

      (a) Rancangan strategik

(i) Rancangan strategik ialah rancangan menyeluruh yang menetapkan hala  tuju yang penting bagi   

     organisasi.

 (ii) Rancangan strategik ini ditetapkan oleh pengurusan peringkat atasan.

(iii) Rancangan strategik merupakan rancangan jangka panjang organisasitentang cara untuk

        mencapai kelangsungan organisasi.

     (b) Rancangan taktikal

(i) Rancangan taktikal ialah cara atau langkah yang digunakan untuk

mencapai strategi yang ditetapkan.

 (ii) Rancangan taktikal biasanya dibentuk oleh pengurusan peringkat pertengahan bagi

         menterj emahkan rancangan strategik yang dibangunkan oleh pengurusan peringkat atasan.

 (iii) Rancangan taktikal perlu mendokong oleh rancangan strategik agar

rancangan strategi yang dibangunkan terlaksana.

           (iv) Rancangan taktikal lazimnya merupakan rancangan jangka sederhana.

   (c) Rancangan operasi

     (i) Rancangan operasi ialah pernyataan secara khusus bagi hasil tertentu yang perlu dicapai oleh

           pekerja bawahan dalam jangka masa pendek.

    (ii) Rancangan operasi dibentuk oleh pengurusan peringkat bawahan bagi menterjemahkan

          rancangan strategik dan rancangan taktikal dibangunkan oleh pengurusan peringkat atasan dan

           pertengahan

    (iii) Tugas dan tanggungjawab khusus pekerja bawahan mendokong rancanbgan strategik dan

           rancangan taktikal yang telah dibangunkan.

5  Proses Perancangan

1.      Menentukan matlamat dan objektif

2.      Menganalisis persekitaran

3.      Membentuk alternatif tindakan

4.      Menilai alternatif

5.      Memilih alternatif tindakan

Pengorganisasian

  Maksud Pengorganisasian

Pengorganisasian bermaksud proses menyusun dan mengagihkan sumber manusia dan sumber lain untuk melaksanakan tugas agar matlamat organisasi yang telah ditetapkan tercapai secara cekap dan berkesan.

Kepentingan Pengorganisasian

Mengagihkan sumber secara cekap

(a)        Melalui pengorganisasian, pengurus dapat mengagihkan sumber sedia ada kepada bahagian-bahagian dalam organisasi mengikut keutamaan demimencapai objektif organisasi.

(b)        Contohnya, jika sesebuah syarikat perniagaan merupakan syarikat pemasaranbarangan kanak-kanak, maka jabatan pemasaran akan mendapat sumbermanusia dan sumber lain seperti sumber kewangan yang lebih banyakberbanding jabatan kewangan.

   Menentukan bidang tugas jabatan dan setiap pekerja

(a)       Pengorganisasian penting supaya pengurus dapat menentukan bidang tugas
yang sesuai untuk setiap jabatan dan setiap pekerja dalam sesebuah jabatan.

(b)  Dalam contoh tadi, pengurus perlu mengetahui bidang tugas dan tanggungjawabsetiap pekerja dalam memasarkan barang kanak-kanak tersebut. Pengurusperlu menetapkan jenis kerja yang sebenarnya yang perlu dilakukan oleh jabatan pemasaran, jabatan kewangan, jabatan pentadbiran, dan jabatan yanglain.

 (c) Hal ini bertujuan untuk mengelakkan berlakunya sebarang pertindihan kerja dan bagi memastikan setiap pekerja di setiap jabatan mengetahui dengan jelas kerja yang perlu mereka lakukan.

(d) Dengan cara ini, objektif dan matlamat organisasi akan dapat dicapai secara teratur, cekap, dan berkesan.

     Menyelaras antara jabatan

(a) Pengorganisasian juga membolehkan pengurus membuat penyelarasan antara  jabatan dalam sesebuah

      organisasi.

(b) Pengurus perlu memastikan bahawa tindakan jabatan pemasaran, kewangan, dan pentadbiran tidak   

      bertindih dan tidak menyimpang dari matlamat yang disasarkan.

(c)  Hal ini bermakna  sebarang  tindakan dan keputusan yang  dibuat dan
dilaksanakan oleh setiap jabatan haruslah saling melengkapi demi mencapai
matlamat organisasi.

    Membentuk rantaian arahan

(a) Dalam sesebuah jabatan, pekerja perlu mengetahui rantaian arahan, iaitu kepada siapa mereka perlu membuat laporan.

 Carta Organisasi

1     Carta organisasi ialah satu gambar rajah lini yang menunjukkan struktur jabatan/ unit/bahagian utama dalam organisasi seperti jabatan pembuatan, pemasaran, kewangan, pengurusan sumber manusia, dan inventori.

2     Carta organisasi juga memerihalkan bagaimana kerja-kerja yang sepadan dan sesuai dikelompokkan ke dalam satu unit/jabatan/bahagian. Contohnya, di jabatan pengurusan sumber manusia, aktiviti-aktivitinya adalah seperti merekrut,membayar gaji, mendisiplinkan staf, dan memberikan latihan kerja.

3     Jabatan/unit/bahagian yang berasingan digambarkan dengan kotak-kotak segi empat yang berasingan dalam carta organisasi.

4     Carta organisasi juga menunjukkan bagaimana setiap kotak ini dihubungkan antara satu sama lain melalui garisan terus. Garisan terus ini menggambarkan rantaian arahan dari bawah ke atas dan saluran rasmi komunikasi antarajabatan dalam organisasi.

5     Maklumat yang dapat digambarkan dalam carta organisasi:

(a)   Pembahagian kerja

(b)   Jenis tugas

(c)   Peringkat pengurusan

(d)   Aliran komunikasi dan rantaian arahan

(e)   Pengelompokan kerja

Proses Pengorganisasian

a.                   Proses pengumpulan damn pengelompokan sumber manusia yang sesuai dan aktiviti yang

b.                   sepadan dan logik dalam unit kerja untuk mencapai objektif organisasi

c.                    Mengawal dan berkomunikasi secara berkesan dengan staf bawahan.

d.                   Penyelarasan antara aktiviti dalam satu-satu unit atau jabatan dapat dilakukan dengan berkesan.

Penentuan Objektif

a)   Pengurus perlu menentukan objektif bagi setiap jabatan atau unit.

b)      Objektif ditentukan berdasarkan kemampuan dan kebolehan pekerja dalam setiap jabatan atau unit       

      berkenaan untuk mencapainya.

c)       Objektif jabatan juga penting kerana objektif dijadikan panduan untukmengenal pasti jenis

     aktiviti yang akan dilaksanakan oleh jabatan atau unitberkenaan.

Mengenal pasti aktiviti

Apabila objektif jabatan telah ditentukan, maka langkah yang seterusnya ialah mengenal pasti aktiviti-aktiviti yang akan mendokong fungsi dan matlamat serta hala tuju jabatan. Hal ini penting bagi memastikan aktiviti-aktiviti yang ditentukan selaras dengan fungsi jabatan dan tidak bertindih dengan jabatan yang lain. Contohnya, aktiviti-aktiviti bagi pemiagaan perabot ialah menempah perabot daripadapembekal, memberikankhidmatnasihatkepadapelanggan, menerima bayaran daripada pelanggan, menerima tempahan daripada pelanggan, menghantar perabot kepada pembeli, memasang perabot, dan merekod jualan dan belian.

Pengelasani aktiviti

Kemudian, semua aktiviti yang telah dikenal pasti akan dikelaskan dan disusun mengikut kemahiran, kecekapan, dan kriteria-kriteria tertentu. Contohnya, kerja memberikan khidmat nasihat kepada pelanggan, menerima bayaran daripada pelanggan, menerima tempahan daripada pelanggan boleh dikelaskan di bawah satu kategori.

Pengelompokan aktiviti

Setelah aktiviti-aktiviti yang dikenal pasti dikelaskan mengikut fungsi dansifatnya, aktiviti-aktiviti tersebut perlu dikelompokkan mengikut unit-unit tertentu. Setiap unit bertanggungjawab terhadap aktiviti-aktiviti yang dikelaskan dalam kategori tersebut.  Maka suatu jabatan atau unit akan terbentuk berdasarkan aktiviti yang  dikelompokkan. Nama jabatan atau unit akan diberikan berdasarkan jenis kerja yang dipertanggungj awabkan. Contohnya, Jabatan Khidmat Pelanggan akan melayan pelanggan dengan memberikan khidmat nasihat kepada pelanggan, menerima tempahan, dan
menerima bayaran daripada pelanggan; manakala Jabatan Penghantaran akan bertanggungjawab untuk kerja penghantaran dan pemasangan.

Pengagihan tugas, autoriti, dan tanggungjawab

Selepas unit-unit tertentu dibentuk, langkah yang seterusnya ialah menentukan bilangan pekerja yang diperlukan di setiap unit, pihak yang akan melakukan tugas, bidang tugas dan tanggungjawab pekerja, serta rantaian arahan. Pihak pengurusan atasan akan membuat pengagihan tugas-tugas kepada ketua-ketua jabatan dan memaklum kepada mereka tentang objektif yang perlu dicapai. Pengurus di setiap jabatan pula akan mengagihkan tugas kepada individu individu yang sesuai supaya tugas dilaksanakan dengan baik. Tugas-tugas yang diberikan haruslah berpadanan dengan kemahiran yang dimiliki oleh seseorang pekerja. Contohnya, pekerja yang mempunyai kemahiran dalam bidang perakaunan diberi tugas untuk membuat catatan lejar berdasarkan dokumen urus niaga. Seseorang pekerja juga akan diberikan autoriti, iaitu hak atau kebenaran untukmengambil sesuatu keputusan dan tindakan.

Manual Organisasi

Manual organisasi merujuk kepada dokumen yang berkaitan dasar dan tatacarayang meliputi semua aspek pengurusan. Manual organisasi termasuk fail meja, manual prosedur kerja, dan prosedur
kualiti. Fail meja ialah dokumen rujukan bagi peringkat individu atau sesuatu jawatan yang

mengandungi carta organisasi atau jabatan yang menunjukkan kedudukan sesuatu jawatan dalam organisasi atau jabatan berkenaan, objektifjabatan berkenaan, dan prosedur kerja yang berkaitan dengan jawatan tersebut. Manual prosedur kerja pula merupakan dokumen rujukan utama bagi melakukan sesuatu tugas dalam organisasi atau jabatan tertentu. Ia meliputi  fungsi dan objektif rasmi organisasi atau jabatan, prosedur-prosedur yang harus diikuti oleh pekerjaserta senarai pegawai dan pekerja yang bertanggungjawab untuk melaksanakan setiap aktiviti.

Konsep Pengorganisasian

Autoriti

1     Hak untuk membuat keputusan dan mengambil tindakan untuk menjalankan sesuatu tugas atau tanggungjawab.

2     Hak membuat keputusan ini ditentukan melalui struktur organisasi yang formal. Seseorang pengurus mempunyai autoriti disebabkan oleh kedudukannya dalam struktur organisasi (iaitu jawatan yang disandangnya).

3     Walau bagaimanapun, hak untuk membuat keputusan dan mengambil tindakan tertakluk kepada ruang lingkup yang terhad.

4     Contohnya, pengurus sumber manusia mempunyai hak untuk membuat keputusandan bertindak tentang urusan yang berkaitan dengan sumber manusia, tetapi bukan urusan pemasaran atau kewangan.

Tanggungjawab

1     Tanggungjawab ialah kewajipan dan amanah yang diberikan kepada seseorang pekerja disebabkan oleh kedudukan, fungsi, atau kerjanya. Oleh itu, tanggungjawab boleh dirujuk sebagai satu berkas kewajipan yang dikaitkan dengan satu-satu pekerjaan atau fungsi.

2     Tanggungjawab wujud apabila seseorang pekerja menerima satu-satu tugas atau pekerjaan daripada ketuanya atau pengurusnya. Apabila pengurus mengarahkan seseorang pekerja untuk menjalankan sesuatu tugas, maka pekerja tersebut bertanggungjawab untuk menjalankan tugas tersebut.

Akauntabiliti

1     Akauntabiliti ialah sikap bertanggungjawab seseorang kepada pihak yang terlibat tentang sebarang tindakan yang diambil dalam proses pelaksanaan tugasnya dan sedia untuk memberikan jawapan terhadap tindakannya kepada pihak yang berhak untuk mendapatkan penjelasan tersebut.

2     Hal ini bermakna akauntabiliti berkaitan dengan jangkaan bahawa seseorang individu tertentu boleh dipersalahkan atau diberikan penghargaan atas hasil kerja yang dicapai.

3     Seseorang pekerja yang mempunyai akauntabiliti akan bertanggungjawab penuh ke atas apa yang dihasilkannya.

4     Jika suatu tugas tidak berhasil, maka individu tidak akan meletakkan kesalahan pada bahu orang lain.

Pemusatan dan Pemencaran Autoriti

1.      Pemusatan autoriti merujuk kepada tumpuan autoriti di peringkat atasan

2.      Pemencaran autoriti merujuk kepada proses membuat keputusan diagihkan kepada semua peringkat organisasi

Kepimpinan

Kepimpinan

Kepimpinan merupakan satu proses dengan penguins atau pemimpin cuba mempengaruhi   gelagat   pekerja   agar   mereka   melaksanakan   tugas   dan nnggungjawab yang diberi untuk mencapai objektif dan matlamat organisasi I yang telah ditetapkan.

Definisi kepimpinan

Bermaksudbahawakejayaan seseorang pemimpin bergantung poda kejayaan pekerja. Apabila pekerja berjaya menghasilkan prestasi kerja yang baik, maka hal ini bermakna pemimpin tersebut berjaya memimpin dengan baik dan berkesan.

Kepentingan Kepimpinan

Kepimpinan yang baik penting kepada organisasi kerana pemimpin memulakan tindakan dengan mengkomunikasikan dasar dan rancangan kepada staf bawahan tentang apa yang perlu dilaksanakan demi membantu organisasi mencapai matlamat yang ditetapkan.

Kepimpinan yang baik dapat memotivasikan pekerja dengan menggunakan insentif  kewangan dan bukan kewangan bagi memastikan pekerja produktif.

Kepimpinan yang baik dapat memberikan tunjuk ajar dan bimbingan kepada pekerja agar mereka dapat melaksanakan kerja mereka dengan berkesan dan cekap.

Kepimpinan yang baik dapat membentuk keyakinan yang tinggi dalam diri pekerja meningkatkan semangat pekerja, dan membentuk persekitaran kerja yang baik dan produktif.

Melalui kepimpinan yang baik, penyelarasan semua aktiviti di setiap jabatan dannit dapat dilakukan dengan baik dan berkesan.

C   Jenis Kuasa Pemimpin

1     Kuasa merupakan satu jenis desakan pengaruh dan autoriti.

2     Kuasa seseorang pemimpin terdiri daripada:

(a)    Kuasa sah

(b)   Kuasa ganjaran

(c)    Kuasa desakan

(d)   Kuasa rujukan

(e)    Kuasa kepakaran

3     Kuasa sah merujuk kepada kuasa yang ada pada seseorang pemimpin disebabkanoleh jawatan yang sah yang disandangnya dalam organisasi. Contohnya, KetuaPegawai Eksekutif mempunyai kuasa sah terhadap semua kakitangan dalamorganisasi kerana dia mempunyai kuasa sah yang tertinggi dalam organisasi.

4     Kuasa ganjaran bermaksud kuasa pemimpin untuk memberikan ganj aran kepadapekerja atau menarik balik ganjaran yang diberikan kepada pekerja. Contohnya,pemimpin mempengaruhi tindakan dan gelagat pekerja dengan memberikanbonus.

5     Kuasa desakan atau kuasa ugutan bermaksud pemimpin menggunakan ugutan untuk memaksa pekerja melaksanakan arahan yang diberikan. Contohnya, pemimpin mengugut untuk mengambil tindakan tatatertib jika pekerja engkarkepada arahan.

6     Kuasa   rujukan   bermaksud   pemimpin   menjadi   tempat   rujukan    untuk mempengaruhi pekerja melakukan sesuatu perkara dan mendengar masalahpekerja serta memberikan dorongan kepada pekerja.

7     Kuasa kepakaran digunakan apabila pemimpin mempunyai kepakaran, ilmu, dan kemahiran yang tidak dimiliki oleh staf lain. Contohnya, akauntan kanan bolehmenggunakan kemahiran dan kepakaran serta pengalaman yang ada padanya untuk mempengaruhi tindak tanduk perjalanan sesebuah organisasi.

Jenis Kepimpinan

A   Kepimpinan Transactional

1     Kepimpinan transactional menekankan peranan penyeliaan, pengorganisasian,dan prestasi kerja pasukan.

2     Kepimpinan transactional mengandaikan bahawa:

(a)   Pekerja melakukan kerja yang terbaik apabila rantaian arahan jelas dan pasti.

(b)   Pekerja dimotivasi oleh ganjaran dan hukuman.

(c)   Tujuan utama pekerja ialah mematuhi arahan ketua.

(d)   Pekerja bawahanperlu diselia dengan ketat bagi memastikan mereka mencapai apa yang  diharapkan.

3     Dengan kata lain, pemimpin yang menggunakan jenis kepimpinan ini banyak bergantung pada hukuman dan ganjaran bagi memastikan pekerjanyamelaksanakan tugas mereka; pekerja akan menerima ganjaran jika merekaberjaya, tetapi akan menerima hukuman jika mereka gagal.

4     Jenis kepimpinan ini sesuai dan berkesan dalam situasi apabila masalah tidak terlalu rumit dan boleh diselesaikan dengan mudah kerana adanya prosedur danperaturan yang jelas.

B    Kepimpinan Transformational

1     Pemimpin yang mengamalkan jenis kepimpinan ini merupakan pemimpin
yang menyampaikan visi yang jelas tentang matlamat kumpulan, menunjukkan
keghairahan untuk bekerja, serta mempunyai kebolehan untuk menjadikan pekerja
bersemangat dan bertenaga untuk bekerja.

2     Dengan kata lain,  pemimpin  transformational bukan  sahaja memberikan
tumpuan kepada proses kerja tetapi juga menekankan kejayaan setiap
pekerja.

3     Kepimpinan tranformational mempunyai empat komponen penting:

(a)  Stimulasi intelek

(i) Pemimpin transformational bukan sahaja mencabar cara kerja sedia ada,

mereka juga menggalakkan kreativiti pekerja.

(ii) Jenis pemimpin ini menggalakkan pekerja untuk meneroka kaedah dan cara baharu untuk melakukan kerja serta mencari peluang baharu untuk belajar dan memperbaiki diri.

(b)  Timbang rasa peribadi

(i) Pemimpin seperti ini memberikan sokongan dan galakan kepada setiap

pekerja. (ii) Bagi memupuk hubungan kerja yang baik, pemimpin menggunakan

pendekatan pintu terbuka agar pekerja boleh berkongsi idea pada bila-

bila masa. (iii) Dengan cara ini, pemimpin dapat mengetahui sumbangan yang diberikan

oleh setiap pekerja.

(c)  Motivasi berinspirasi

(i) Pemimpin mempunyai visi yang jelas yang boleh disampaikan dan

disuarakan kepada pekerja.

(ii) Pemimpin seperti ini juga dapat membantu pekerja supaya mempunyai keghairahan dan motivasi untuk mencapai visi dan matlamat yang ditetapkan.

(d)  Pengaruh idealisme

(i) Pemimpin   transformational  bertindak   sebagai   model   contoh   bagi

pekerja.

(ii) Oleh sebab pekerja percaya dan menghormati pemimpin, maka mereka mencontohi dan mendalami idealisme pemimpin mereka.

C   Kepimpinan Karismatik

1     Pemimpin yang karismatik ialah pemimpin yang menyediakan persekitaran yang
bertenaga dan pengukuhan yang positif kepada pekerja.

2     Pemimpin   yang   berkarisma   merupakan   sumber   inspirasi   pekerja   dan

menggalakkan mereka menunjukkan prestasi terbaik.

3     Dengan kata lain, kejayaan pekerja banyak bergantung pada pemimpin kerana
pemimpin merupakan gam yang mengikat ahli kumpulan.

4     Jenis kepimpinan seperti ini sesuai bagi menyelesaikan satu-satu projek berjangka
pendek apabila bakat dan tenaga ahli pasukan adalah elemen yang penting.

D   Kepimpinan Berwawasan (Visionary)

1  Pemimpin yang berwawasan ialah pemimpin yang mempunyai visi dan bayangan masa hadapan tentang organisasi yang bakal dikecapi.

2    Pemimpin seperti ini mempunyai daya kreativiti, disiplin, kemahuan, dan cita-citaserta keghairahan yang tinggi tentang bentuk masa hadapan yang diinginkan.

3    Pemimpin seperti ini bertindak sebagai obor kepada semua pekerja agar merekajuga mempunyai perasaan dan keghairahan yang sama.

4    Pemimpin memberikan inspirasi dan harapan kepada semua tentang perubahan yang perlu dilaksanakan pada masa hadapan agar kelangsungan organisasi dapat terus dikekalkan.

5    Bagi   mencapai   visi   yang   diimpikan,   pemimpin   seperti   ini   mempunyai kebijaksanaan yang tinggi tentang apa yang bakal berlaku, yang telah berlaku, dan sedang berlaku.

6    Dengan menggunakan kebijaksanaan dan pengetahuan yang ada, pemimpin berwawasan dipercayai dapat membawa organisasi ke arah hala tuju yang lebih cemerlang.

Gaya Kepimpinan

A   Gaya Kepimpinan Autokratik

1     Pemimpin yang autokratik merupakan pemimpin yang membuat keputusan dan bertindak atas keputusan yang dibuat secara berseorangan; manakala pekerja bawahan tidak terlibat secara langsung dalam proses membuat keputusan kerana pandangan mereka tidak diambil kira.

2     Pemimpin cuma memaklumkan pekerja tentang keputusan yang telah dibuat dan pekerja hanya perlu melaksanakan keputusan yang telah diambil.

3     Ciri-ciri gaya kepimpinan autokratik:

(a)   Ketua tidak mendapatkan pandangan daripada pekerja.

(b)   Ketua membuat semua keputusan.

(c)   Ketua mengarah pekerja melakukan tugas tanpa perbincangan.

(d)   Ketua menentukan semua kaedah dan proses kerja.

(e)   Pekerja jarang dipercayai untuk membuat keputusan atau melaksanakan tugas yang penting.

(f)    Diandaikan bahawa pekerja tidak mempunyai kemahiran dan kepakaran serta kurang pengetahuan untuk melaksanakan tugas.

4     Gaya kepimpinan autokratik sesuai apabila organisasi mengalami krisis kerana dalam situasi seperti ini, organisasi memerlukan pemimpin yang dapat memberikan hala tuju yang jelas kepada pekerja.

5     Organisasi ketenteraan juga mempunyai gaya kepimpinan autokratik kerana anggota tentera perlu menerima arahan daripada ketua tanpa bantahan.

6     Kelemahan gaya kepimpinan autokratik:

(a)    Pekerja mungkin tidak berpuas hati akan layanan yang diberikan oleh ketua yang tidak mengendahkan pandangan mereka.

(b)   Pekerja mungkin kurang kreatif dalam menyelesaikan masalah dan ini boleh menjejaskan prestasi kerja pekerja.

B    Gaya Kepimpinan Demokratik

1     Gaya kepimpinan demokratik juga dikenali sebagai gaya kepimpinan penglibatan.

2     Pemimpin yang mempunyai gaya kepimpinan demokratik melibatkan staf bawahan dalam proses membuat keputusan.

3   Ciri-ciri gaya kepimpinan demokratik:

(a)   Pekerja digalakkan berkongsi idea dan pendapat untuk membuat keputusan bersama walaupun ketua mempunyai kuasa akhir untuk membuat keputusan.

(b)   Ketua berbincang dengan pekerja untuk mengatasi sesuatu masalah yangdihadapi.

(c)   Pekerja akan berasa lebih terlibat dalam proses membuat keputusan.

(d)        Diandaikan bahawa pekerja mempunyai kemahiran dan kepakaran serta pengetahuan unutk melakukan sesuatu tugas.

(e)         Ketua dan pekerja bersama-sama menentukan semua kaedah dan proseskerja.

4     Oleh sebab pekerja digalakkan untuk berkongsi pendapat dan pandangan,maka pekerja akan lebih komited dengan tugas yang diberikan. Hal ini dapat meningkatkan kreativiti dan produktiviti pekerja.

5     Akan tetapi, gaya kepimpinan demokratik tidak sesuai digunakan jika pekerja yang tidak mempunyai kemahiran untuk memberikan pandangan dan idea yang bernas.

C   Gaya Kepimpinan Laissez-Faire

1     Gaya kepimpinan laissez-faire juga dikenali sebagai gaya kepimpinan bebas.

2     Gaya kepimpinan laissez-faire berlaku apabila ketua tidak campur tangan dalam urusan pekerja dan membenarkan staf bawahan untuk membuat keputusan sendiri.

3     Ciri-ciri gaya kepimpinan laissez-faire'.

(a)   Ketua tidak memberi bimbingan yang banyak kepada pekerja.

(b)   Ketua  memberikan  kebebasan  penuh  kepada  pekerja  untuk  membuat keputusan.

(c)   Ketua menyediakan peralatan dan sumber yang diperlukan oleh pekerja untuk melaksanakan tugas mereka.

(d)   Pekerja diharap menyelesaikan masalah kerja dengan sendiri tanpa bantuan dan bimbingan.

(e)   Diandaikan bahawa pekerja lebih memahami kerja dan tugas diri mereka.

4     Gaya kepimpinan laissez-faire sesuai dan berkesan jika pekerja mempunyai kemahiran, motivasi, dan kebolehan yang tinggi untuk bekerja sendiri.

5     Walaupun ketua tidak campur tangan dalam urusan pekerja dan membiarkan mereka membuat keputusan mereka, namun pekerja masih boleh berjumpa dengan ketua untuk mendapatkan bimbingan dan nasihat apabila mereka berasa perlu.

6     Kelemahan gaya kepimpinan laissez-faire ialah gaya kepimpinan ini boleh menyebabkan pelaksanaan dan pencapaian satu-satu tugas tertanggu jika pekerja tidak mahir dengan apa yang dilakukannya.

D   Gaya Kepimpinan Kontingensi

1     Gaya kepimpinan kontigensi merujuk kepada gaya kepimpinan yang disesuaikan mengikut   keadaan   atau   situasi   dengan   melihat   kepada   elemen-elemen persekitaran.

2     Mengikut teori kontingensi, semua gaya kepimpinan adalah sesuai dan berkesan; walau bagaimanapun keberkesanan gaya kepimpinan yang digunakan bergantung pada keadaan tertentu.

3     Kejayaan atau kegagalan sesebuah organisasi bergantung pada gay a kepimpinan yang diamalkan, kualiti pengikut, dan keadaan persekitaran.

4     Contohnya, pengurus menggunakan gaya kepimpinan autokratik apabila organisasi mengalami krisis yang perlu diperbetulkan dengan segera; dan pada masa yang lain  menggunakan gaya kepimpinan demokratik apabila komitmen yang berterusan daripada pekerja diperlukan dan apabila pekerja mampu memberikan cadangan yang bemas untuk menambah baik operasi perniagaan.

Pemimpin dan Pengurus

A    Peranan Pemimpin

1   Mempengaruhi pengikut

Pemimpin mempengaruhi pekerja-pekerja supaya melakukan aktiviti-aktiviti dengan semangat berdasarkan kebolehan dan keperibadian kepimpinan yang dimiliki oleh pengurus.

2   Memberi motivasi

Pemimpin berperanan untuk memberikan rangsangan kepada pekerjanya untuk melakukan aktiviti supaya objektif pekerja dan matlamat organisasi dapat dicapai bersama-sama.

3   Membina pasukan

Pemimpin berperanan untuk membina pasukan kerja dalam organisasi dan menggerakkan aktiviti pekerja berdasarkan semangat kerja berpasukan seperti mewujudkan konsep kerjasama dalam mencapai kejayaan.

4   Mempunyai wawasan

Pemimpin berperanan untuk membentuk dan menterjemahkan sesuatu wawasan secara jelas dan disampaikan kepada pekerja dengan berkesan.

    Persamaan antara Pemimpin dengan Pengurus

1.             Mereka mempunyai matlamat yang perlu dicapai.

2.             Mereka menggerakkan dan menggunakan sumber.

3         Mereka merupakan pengantara atau penghubung antara pekerja dengan pihak pengurusan.

4        Mereka bergantung pada pekerja bawahan dan cuba untuk memotivasikan mereka.

Pengawalan

Jenis Kawalan

A   Maksud Pengawalan

1     Pengawalan bermaksud proses pemantauan prestasi dan pengambilan tindakan bagi memastikan hasil tercapai seperti yang dijangkakan.

2     Pengawalan merupakan satu proses yang dilakukan secara berterusan ke arah penambahbaikan  berterusan  semua  aktiviti  dan  kegiatan  dalam  organisasi melalui maklumat yang disalurkan oleh setiap unit atau jabatan dalam sesebuah organisasi.

3     Pihak pengurusan akan membandingkan hasil yang diperoleh dengan standard yang telah ditetapkan semasa perancangan; kemudian memaklumkan hasil perbandingan kepada pihak yang bertanggungjawab supaya tindakan pembetulan dapat diambil.

B   Kepentingan Pengawalan

1     Pengawalan membantu organisasi mencapai matlamat yang telah ditetapkan. Pengawalan juga memastikan semua operasi organisasi berjalan dan dilaksanakan dengan cekap dan semua sumber digunakan dengan sebaik mungkin.

2     Pengawalan memastikan semua projek atau aktiviti yang dirancang berjalanseperti yang diinginkan.  Pengawalan membantu pengurus mengenal pasti aktiviti yang bermasalah dan mengambil tindakan pembetulan. Dengan kata lain, pengawalan membantu organisasi menghindari kesilapan lalu.

3     Pengawalan membantu pengurus menyelaras semua aktiviti unit atau jabatan supaya aktiviti yang dirancang dapat berjalan dengan lancar. Jadi, pengawalan merupakan satu bentuk semakan terhadap prestasi kerja dan hasil kerja serta merupakan satu proses untuk penambahbaikan berterusan dalam organisasi.

4     Pengawalan    membantu    sesebuah    organisasi    mengelakkan    sebarang  penyelewengan yang boleh dijangka kerana aktiviti-aktiviti yang dijalankan akan dipantau dan diawasi pada pelbagai peringkat.

C   Jenis Kawalan

1  Terdapat dua jenis kawalan, iaitu:

(a)    Kawalan dalaman

(b)   Kawalan luaran

2     Kawalan dalaman ialah sistem dalaman yang digunakan oleh organisasi untuk
memastikan bahawa organisasi berjalan pada landasan yang betul.

3     Sistem kawalan dalaman termasuklah:

(a)          Audit dalaman

(b)   Dasar organisasi

(c)    Prosedur kerja

4  Audit dalaman

(a) Audit dalaman dilakukan untuk menyemak semula perjalanan organisasi dalam tempoh tertentu untuk mengenal pasti sama ada fungsi perancangan,

(b)   Contohnya, syarikat swasta di Malaysia tertakluk pada Undang-undang Pekerjaan 1955 dalam mentadbir dan mengurus sumber manusia.

(c)   Menurut Undang-undang Pekerjaan 1955, syarikat perlu mematuhi siapa yang boleh dibenarkan bekerja, tempoh waktu bekerja, kaedah untuk menamatkan dan memberhentikan pekerja dan seumpamanya.

(d)   Jika syarikat didapati gagal untuk mematuhi mana-mana peraturan dan undang-undang yang ditetapkan, majikan boleh dikenakan hukuman seperti penjara atau membayar denda.

(e)   Syarikat yang tidak mematuhi peraturan dan undang-undang bukan sahaja akan mendapat hukuman, malah nama baik syarikat akan turut terjejas.

Proses Kawalan

A   Menetapkan Standard

1     Sebarang rancangan yang hendak dilaksanakan perlu mempunyai standard tertentu.

2     Standard yang baik perlulah jelas, spesifik, dapat diukur, dapat dicapai, realistik,  dan relevan.

3     Standard yang baik penting agar dapat memberikan gambaran yang jelas tentang  hasil kerja atau prestasi yang perlu dicapai dalam tempoh masa yang ditetapkan.

4     Standard yang baik juga memudahkan penilaian dan komunikasi antara pengurus dengan pekerja.

5     Biasanya standard semasa akan ditetapkan berdasarkan standard terdahulu.

6     Untuk menetapkan standard berdasarkan prestasi yang lalu, dua kaedah boleh digunakan, iaitu standard perbandingan atau standard kejuruteraan.

7     Standard perbandingan melibatkan penetapan standard semasa berdasarkan prestasi pihak lain seperti jabatan lain, unit lain, atau organisasi lain.

8     Standard kejuruteraan ialah standard yang ditetapkan secara saintifik melalui kaedah seperti kajian masa dan gerak.

9     Standard kejuruteraan biasanya digunakan untuk menilai hasil kerja yang boleh dianalisis dengan tepat. Contohnya, penghantaran makanan segera ke rumah dapat diukur dengan tepat dan segi masa bagi setiap laluan yang diikuti.

B    Mengukur Pencapaian

1     Setelah standard ditetapkan, langkah yang berikutnya memerlukan pengurus mengukur dan menilai hasil kerja atau prestasi sebenar.

2     Cara mengukur prestasi sebenar bergantung pada standard yang telah ditetapkan.

3     Standard yang berbentuk kuantitatif lebih mudah diukur berbanding dengan standard yang berbentuk kualitatif.

4     Contohnya,  seseorang pengurus lebih mudah untuk mengetahui  sama ada pekerjanya dapat mencapai jualan sebanyak RM10 000 seminggu berbanding dengan hasil kerja yang memerlukan pekerja menjaga kesopanan  semasa berinteraksi dengan pelanggan. Hal ini kerana maksud "menjaga kesopanan" sukar untuk diukur disebabkan setiap orang mempunyai maksud yang berlainan.

5     Walau bagaimanapun, standard yang berbentuk kualitatif masih perlu diukur dan pengurus perlu mencari alat pengukur yang sesuai.

6     Selain cara mengukur, pengurus juga perlu menentukan kekerapan pengukuran, sama ada prestasi kerja diukur setiap minggu, setiap bulan, setiap tiga bulan atau enam bulan; dan ini bergantung pada pentingnya matlamat organisasi.

7     Kekerapan pengukuran juga bergantung pada kos tindakan pembetulan jika prestasi tidak mencapai standard. Semakin mahal sesuatu tindakan pembetulan yang perlu dilaksanakan, semakin kerap pengukuran perlu dilakukan.

C   Membandingkan Pencapaian dengan Standard

1     Langkah seterusnya ialah membandingkan hasil kerja sebenar dengan standard yang telah ditetapkan.

2     Langkah ini merupakan langkah paling penting kerana langkah ini mengukur keberkesanan kawalan yang diambil.

3     Perbandingan boleh dilakukan dengan pelbagai cara seperti:

(a)    Pengurus boleh bergantung pada laporan yang diterima daripada staf  bawahan yang bertanggungjawab menyediakan laporan berkenaan.

(b)   Pengurus juga boleh membuat pemerhatian kendiri untuk menilai sama ada terdapat sebarang perubahan dalam tahap prestasi pekerja.

4     Langkah  ini juga penting  bagi  menentukan   sama  ada  terdapat  sebarang penyelewengan atau perbezaan antara hasil kerja sebenar dengan standard yang
ditetapkan.

5     Apabila sebarang penyelewengan berlaku, tindakan pembetulan perlu diambil.

D   Membuat Langkah Pembetulan

1     Sebelum memutuskan tindakan pembetulan, pengurus perlu mengetahui bentuk penyelewengan yang berlaku dan sejauh mana tindakan pembetulan perlu diambil.

2     Perbezaan yang kecil mungkin tidak memerlukan tindakan pembetulan.

3     Namun sebelum tindakan pembetulan diambil, pengurus perlu mengetahui punca penyelewengan tersebut.

4     Hal ini bertujuan untuk memastikan tindakan yang diambil tidak membazir dan berkesan.

5     Contohnya, pekerja tidak dapat mencapai sasaran jualan yang ditetapkan mungkin bukan kerana pekerja tersebut malas, tetapi mungkin kerana standard atau sasaran yang ditetapkan terlalu tinggi dan tidak realistik. Jadi, pengurus perlu melihat dan menyemak semula sasaran berkenaan.

6     Sekiranya hasil kerja yang dicapai menepati sasaran/standard yang ditetapkan, pengurus boleh memikirkan sama ada untuk mengekalkan standard yang sedia ada atau meningkatkan standard pada masa hadapan.

7     Ringkasnya,   langkah  ini  merupakan  langkah  penting  kerana  langkah  ini memberikan maklum balas kepada pengurus tentang apa yang perlu dilakukan seterusnya agar matlamat organisasi tercapai.

Kaedah Kawalan

1     Kawalan perlu dilakukan secara berterusan kerana sebarang tindakan pembetulan yang diambil segera boleh menjimatkan kos organisasi.

2     Terdapat tiga kaedah kawalan, iaitu:

(a)    Kawalan awalan – Memastikan input memenuhi standard yang ditetapkan.

            Contoh input : tenaga kerja, mesin, bahan mentah, sumber kewangan

           

(b)   Kawalan semasa – Memastikan hanya aktiviti-aktiviti yang betul dilakukan seperti yang telah

       ditetapkan ,

      Contoh: Masadan gerak, prosedur, tatacara

(c)    Kawalan selepas – Memastikan output mematuhi standard  yang telah ditetapkan.

      Contoh: Produk, servis, keuntungan, produktiviti

Alat-alat Kawalan

A   Analisis Titik Pulang Modal

     Secara umumnya, fungsi analisis titik pulang modal sebagai alat kawalan ialah:

(a)   Mengenal pasti unit minimum yang harus dihasilkan untuk mendapat pulang
modal.

(b)   Mengawal kos pengeluaran agar tidak terlebih belanja.

(c)   Menentukan harga bagi barang yang dikeluarkan.

(d)   Merancang pengeluaran untuk mendapat untung yang disasarkan.

B    Bajet

      Fungsi bajet sebagai alat kawalan:

(a)   Merancang pendapatan dan perbelanjaan perniagaan.

(b)   Mengawal aliran masuk dan keluar sumber kewangan mengikut keutamaan.

(c)   Memastikan sumber kewangan yang diperoleh dapat menampung perbelanjaan
yang dilakukan.

(d)   Memastikan sumber kewangan digunakan secara berkesan dan tidak membazir.

C   Carta Gantt

Fungsi carta Gantt sebagai alat kawalan:

(a)    Memantau kemajuan sesuatu projek dari mula hingga tamat, iaitu memastikan setiap aktiviti disiapkan mengikut tempoh yang telah dirancang.

(b)   Mengawal masa penggunaan sumber.

(c)    Memastikan setiap aktiviti dalam sesuatu projek dilakukan mengikut urutan supaya tidak menjejaskan perjalanan aktiviti yang lain.